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Hotelbuchungssysteme: wie sie funktionieren und was sie können

Hotel reservation system

Hotelbuchungssysteme sind Onlinebuchungsmaschinen, mit denen Gäste ihre Zimmer direkt über die Website oder Social-Media-Kanäle buchen können. Das hat für die Unterkünfte mehrere Vorteile: Es reduziert die Arbeitszeit, fördert die Kundentreue und bringt mehr provisionsfreie Buchungen ein.

 

Buchungssysteme für Hotels – ein paar Details

  

Ob Buchungsmaschine, Booking-Engine oder eben Buchungssystem: Hotels verfügen damit über ein Computersystem, das Reservierungs- bzw. Buchungsdaten eigenständig verarbeitet. Dabei ist es ganz gleich, ob die Aufträge über die hauseigene Website und Social Media hereinkommen oder über Googles Hotelkampagnen-Metasuche, also Google Hotel Ads.

 

Die Daten werden in das Property-Management-System und den Belegungsplan übertragen. Weitere praktische Funktionen können hinzukommen, zum Beispiel automatischer Versand von Bestätigungs-E-Mails.

 

Der leitende Gedanke ist dabei stets, dass Buchungssysteme dem Hotel eine immense Erleichterung für seine Buchungsprozesse bescheren. Sie straffen die Abläufe für den Anbieter wie auch für den Gast und ebnen einen bequemen Weg hin zu mehr Direktbuchungen.

 

Preise und Verfügbarkeiten direkt im Blick – ohne Kontaktformular



Hotel Reservation System

 

Kontaktformulare auf Hotelwebsites? Das war gestern. Heute erwarten Reisende von jetzt auf gleich Antworten auf ihre Anliegen, und da können die alten Formulare schlichtweg nicht mithalten. Schneller Zugang zu Informationen ist angesagt, etwa zu Zimmerpreisen und Verfügbarkeiten für bestimmte Termine, und Kunden wollen ohne Hin und Her selbst buchen können.


Dabei zeigt das Buchungssystem hotellerietypische Informationen an: Preise, Zimmerbeschreibungen, besondere Annehmlichkeiten, individuelle Extras und mehr. Zudem können sie Kautionszahlungen von Gästen annehmen, was die Buchungen bzw. Reservierungen verlässlicher macht.

 

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Gute Gründe für ein Buchungssystem für Ihr Hotel

Hotel reservation system

 

 

1. Aus dem Boom der Reisebranche online Kapital schlagen

 

Der Onlinereisemarkt wächst Jahr für Jahr. 2023 dürften 700 Millionen Menschen ihre Hotelzimmer online buchen, wie Schätzungen besagen.

 

Anbieter ohne eigenes Onlinebuchungssystem machen sich dabei entweder von Buchungsplattformen (OTAs) abhängig, die häufig für Unterkünfte Preise und Einnahmen drücken, um selbst stärker zu profitieren. Oder sie investieren unverhältnismäßig viel Zeit in aufwendige manuelle Prozesse, mit denen der Vertrieb nur halb so gut läuft.

 

Demgegenüber ermöglicht ein automatisiertes und zum individuellen Geschäftsmodell passendes Buchungssystem Hotels, einen größeren Teil des finanziellen Kuchens zu behalten.

 

 

2. Das Gästeerlebnis ganz nach den eigenen Vorstellungen prägen

 

OTAs sind gewichtige Vertriebskanäle, tragen allerdings nicht dazu bei, wie die Gäste die jeweilige Unterkunft erleben. Sie bringen einfach die Zimmer an den Mann und die Frau, was natürlich finanziell nicht zu verachten ist.

 

Stattdessen können eigene Buchungssysteme Hotels zu Gästeerlebnissen verhelfen, die wie nebenbei zu mehr Kundentreue führen. Beispielsweise speichert solch ein System Daten und Vorlieben der Kunden unmittelbar, was sich für weitere Marketingkampagnen nutzen lässt, um Gäste zur Wiederkehr zu animieren.


Die Technologie hilft zudem, Websitebesucher zu „echten“ Gästen zu machen und dabei direkt Extras auf dem Zimmer (Wein, Massagen usw.) zu verkaufen.

 

Weitere Vorzüge von Hotelbuchungssystemen, die Gästeerlebnisse und Direktbuchungen beflügeln:

 

    • Rabattcodes: Machen Sie mit besonderen Werbeaktionen für Direktbucher von sich reden. Locken Sie mit Rabattcodes auf Ihrer Homepage.
    • Buchungsbestätigungen: Stimmen Sie die systemseitig versandten Nachrichten detailliert auf das Branding Ihres Hauses ab.
    • Conversion-Rate: Vernetzen Sie sich mit Google und Facebook, um die Conversion-Rate Ihrer Buchungsmaschine auszuwerten, und lassen Sie die Erkenntnisse in Ihr Marketing einfließen.
    • Optimierung von Zimmerpreisen: Profitieren Sie mit Ihrer Booking-Engine, zum Beispiel der von RoomRaccoon, gleichzeitig von Yield-Management und automatisch angepassten Zimmerpreisen, gestützt auf Nachfrage, Auslastung und andere Marktkennzahlen.

  

 

3. Die Buchungsbedingungen uneingeschränkt selbst festlegen

  

OTAs geben Regeln vor, denen Unterkünfte und Buchende folgen müssen, sofern sie den jeweiligen Kanal nutzen wollen. Umso besser also, dass Hotels mit ihren eigenen Buchungsmaschinen auch ihre eigenen Buchungsbestimmungen festlegen können!

 

Hotels können Buchungsparameter selbst festlegen, etwa eine maximale Aufenthaltsdauer oder Zeiten zum Ein- und Auschecken. Und sie können entscheiden, ob Gäste mit der Buchung oder beim Online-Check-in eine (anteilige) Vorauszahlung zu leisten haben.

 

Zudem lässt sich mit solchen Systemen festlegen, welche Informationen Kunden beim Buchen angeben müssen, seien es Namensbestandteile, E-Mail-Adressen oder Zahlungsdaten.

 

Und mit RoomRaccoon können Hotels auch bestimmte Zeiten blocken, etwa für die Dauer kleinerer oder größerer Events.

  

 

Wie schnell sich ein neues Hotelbuchungssystem einrichten lässt?

  

Die Implementierung ist schnell erledigt. Mit einem All-in-one-Buchungssystem wie dem von RoomRaccoon gelingt Ihr Buchungsmanagement wie von selbst, da es hier automatisch mit dem Property-Management-System verschmilzt. Das heißt für Sie: keine Abstimmung unterschiedlicher Systeme. Plug-and-play im besten Sinne also!