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Dopo tanti anni è arrivato il fatidico momento di rottamare il tuo vecchio gestionale hotel e passare a un nuovo software. Stai dando un’occhiata ai vari fornitori, ma non sai ancora quale scegliere?
Trovare la soluzione più adatta alle tue esigenze può essere una sfida, soprattutto perché non esiste il software per hotel ideale che si adatta alla perfezione a tutte le strutture ricettive. Se gestisci un albergo da 100 camere non avrai di certo le stesse richieste di un B&B da 5, com’è facile intuire.
Come capire allora qual è il gestionale alberghiero che meglio rispecchia la tua attività? In questo articolo ti diamo qualche dritta sulle funzionalità che secondo noi non dovrebbero mai mancare in un gestionale hotel, e ti spieghiamo anche il perché.
Certo, ogni albergo ha le sue specificità ed è impossibile generalizzare. Tuttavia esistono alcune caratteristiche che un gestionale deve assolutamente avere per fare bene il suo lavoro, ovvero renderti la vita più facile.
Non dimentichiamo infatti che lo scopo primario di un PMS dovrebbe proprio essere questo: semplificare le attività quotidiane in albergo e lasciare a te e al tuo staff più tempo libero, da dedicare agli ospiti, alla strategia, al marketing e alla comunicazione ecc.
Quali sono allora i requisiti di base che non dovrebbero mancare in un software gestionale hotel?
La mettiamo al primo posto perché è una caratteristica da cui nessun albergatore può prescindere al giorno d’oggi. Usare un PMS in cloud non ti permette soltanto di gestire tutti gli aspetti della tua struttura da remoto, ovunque ti trovi, ma anche di evitare grosse problematiche relative alla perdita di dati.
Se hai già lavorato con un software per hotel “vecchio stile”, che richiedeva l’installazione sul computer, probabilmente sai già di cosa stiamo parlando: il rischio di mandare in fumo il lavoro per colpa di un blackout o di un virus è sempre alle porte.
Lavorare in uno spazio in cloud condiviso è decisamente più sicuro, e ti evita anche il costo del backup dei dati. Con un software in cloud puoi accedere al gestionale in mobilità, tramite app, ed avere la certezza che i dati che vedi sono sempre aggiornati.
Un altro requisito fondamentale che tutti i gestionali alberghieri dovrebbero avere è la facilità di utilizzo. Acquistare un software completo di tutte le funzionalità che ti servono, ma faticare poi ad usarlo perché troppo complicato non è una scelta molto sensata.
Per semplicità d’uso intendiamo in particolare la presenza di un’interfaccia intuitiva, che ti permetta di capire in pochi minuti come funziona ciascuna sezione del gestionale, senza spendere ore sui manuali di istruzioni o al telefono con il servizio assistenza.
D’altra parte, molto spesso non è una sola persona a dover lavorare con il gestionale hotel: a seconda delle dimensioni della struttura, possono essere tanti i receptionist e le figure che avranno a che fare con il PMS.
Più il software è intuitivo, meno tempo perderai nella formazione del personale.
Questo è un fattore chiave nella scelta di un gestionale alberghiero. Navigando sul web avrai sicuramente notato che esistono alcuni fornitori che propongono PMS a prezzi stracciati.
Benché il costo del software per hotel sia un elemento determinante nel processo decisionale, è bene prestare attenzione: se è troppo basso rispetto alla media nasconde di solito brutti scherzi, ad esempio la mancanza di integrazioni con le OTA, con AlloggiatiWeb o ulteriori strumenti essenziali per la gestione della struttura, che vengono poi fatte pagare a caro prezzo.
È per questo che ti consigliamo di investire sempre su un gestionale hotel tutto-in-uno, che oltre al PMS includa cioè anche un booking engine e un channel manager. Così facendo non dovrai installare nessun programma esterno perché avrai già tutte le integrazioni che ti servono, e di conseguenza risparmierai tempo e denaro.
Finora abbiamo considerato alcuni elementi imprescindibili per un gestionale, come il fatto di essere in cloud, intuitivo e all-in-one. Inutile sottolineare che un software alberghiero deve saper anche svolgere le attività basilari per cui è stato ideato.
Tra queste, la gestione delle tariffe, dei pagamenti, dei check-in e check-out, del calendario prenotazioni, dell’Istat e delle schedine Alloggiati, e la presenza di una sezione di reportistica.
Ciò detto, quali altre funzionalità dovresti considerare durante la scelta del gestionale alberghiero? Come abbiamo visto in precedenza, la risposta dipende dal tipo di attività ricettiva che gestisci e dalle sue necessità specifiche.
Di seguito te ne elenchiamo alcune:
In questo articolo abbiamo analizzato alcuni importanti elementi da considerare quando si sceglie un nuovo gestionale hotel. Se desideri approfondire qualche aspetto tra quelli elencati, non esitare a dare un’occhiata al nostro sito e a contattarci per ricevere una demo gratuita del nostro software RoomRaccoon.
Justine is a Content Manager at RoomRaccoon, bringing her background in language and communication studies to the SaaS world. When she's not writing about the latest trends in the industry, she's probably out exploring the world or indulging her love of pink.
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